客戶需要問題

這個系統有什麼特別?
已經有會計系統,為什麼還要增加這個預算系統?
為什麼要在網上做預算?
單據簽署又怎樣處理的?
是否有利於節約成本?
對會計工作有什麼益處?
審批者還有什麼得益?


系統需求問題

普通的單機或手提電腦﹐可即裝即用嗎?
必須連到指定的服務器?
那我公司是否都需要多購置一台服務器?
如果我公司不方便添加服務器,那怎麼辦?
我公司不想擁有服務器,可不可以?


操作問題

國內、香港和國外都有公司﹐可以共用嗎?
核對無誤的數據﹐可否直接導入會計系統﹐免再輸入資料?



管理問題

多人參與的工作﹐有點復雜?
如總經理真不方便上網﹐運作受阻﹐可以怎樣做?


安全性問題

會計資料是機密的﹐放在網上﹐不太放心。
資料會不會突然不見了呢?


版本升級問題

怎樣才可得到最新的版本升級?
我應該用 [託管版] 的還是 [企業版] 的 『智算』系統?

 

安裝問題

是否全部免費安裝?
安裝時間要多久?


技術支援問題

流程圖和用戶手冊﹐資料較多﹐無這麼多時間去理解﹐有沒有專人講解示範?
若系統記錄有錯或有其他疑問﹐怎樣做?

 

收費問題

我們想根據公司的內部運作﹐修改系統的一些功能﹐你們怎樣收費?
我們想將這系統轉成自己的風格又怎樣?
有沒有試用﹐然後再買?

客戶需要問題

這個系統有什麼特別?

『智算』系統主要是簡化平時費用申請的審批程序,進行開支前控制,將總部與分支的資金流向進行分析統一管理,更有效地分配資金到急需的項目上。在網上申請預算、審批預算、即時傳閱信息、簡單的收支記錄、會計工作提速而方便等等。

已經有會計系統,為什麼還要增加這個預算系統?

會計系統是對已發生的賬目的反映﹐預算是發生之前的資金管理﹐所以是在理財的另一方面的協助。況且這個系統內建一個 [支出賬],順接 [預算模組] 下帶的數據,確保每一個支出項目都是經過審批程序而產生,而所有相關的開支文件亦可透過網上共享,可即時提前核對入賬;對於管理開支及賬項處理,可以一舉兩得。

為什麼要在網上做預算?

『費用申請』的傳統處理方式需要經常將申請單據傳來傳去,等這位簽名,又等那經理回公司再簽名。有時又不好打聽什麼時候批出;有人認為被追交工作﹐就不夠尊重。但正急於支付項目費用或簽名答復供應商採購,然後好安排項目開展或送貨等,真是急死人了。
『智算』系統之所以選擇網上運作,就是為了實現『遙距工作』模式 。網上運作是最快和地區跨越性最靈活的,多人可同時使用,實時一目了然。隨便找個地方上網,打開電腦一看,便知道各地區域申請的資金處於什麼狀態; [審批者] 也無需要定時回到寫字樓才能工作,更加不會因出差而引致公司資金的運作被拖慢。有需要時,還可用Email溝通一下或作留言,讓其他同事跟進。

單據簽署又怎樣處理的?

『智算』系統設有『電子簽名』功能,經過保安處理,有效地輸出不可塗改的PDF格式『電子批核證書』,沒有模仿或作假之可能;配合系統其他的保安設施,處理內部事務已經卓卓有餘了。

是否有利於節約成本?

對,當然可以! 省紙、省時、省交通費、行政費;最重要的是控制費用,確保不會有濫用或超支失算,也不會資金安排不當。亦可概觀總公司和分支的即時資金流向,將資金先用於急需之處,資金的週轉得法;可算是做生意最關鍵的事。

對會計工作有什麼益處?

能在網上以最快的速度看到各區的收支情況,預覽開支項目及資金到位預算,安排匯款等等。有需要時又可列印相關帳目、報表、單據附件、說明文件等。傳統的做賬方式,是等到所有原文件到位時,才開始處理入數做賬;有了『智算』系統,不用再等了;所有支出項目數據及相關文件都可以在網上取得。今天的開支全部都可以今天入賬,以後月頭月尾再不需要加班趕工做賬了。
核對工作更是好做,在網上隨時搜查歷史記錄明細,可進行不同的排序及篩選工作。加上 [狀態過濾] 功能, 就更加事半功倍了。你更可以透過網上『賬目核對』功能,鎖定每個賬項記錄,令其不能再更改;入賬的工作就更有把握了。系統還可提供多用途清單介面、快速搜尋及各種不同報表。

審批者還有什麼得益?

公司除老闆外,亦可援權其他高級管理階層 作為『批核者』,代為分擔繁瑣的批核工作。系統更設有『加簽』功能:,可應付超額加簽或急需特殊技術的加簽,靈活多變。再加上 "遙距工作模式,任何時候、任何地方都可以進行;對於那些緊急申請,都無需趕回公司或工廠辦理。在有效管理下,而不失個人自由,這對企業管理者來說,實在是夢寐以求。


系統需求問題

普通的單機或手提電腦﹐可即裝即用嗎?

凡可接上互聯網的電腦,基本上都可以登入『智算』系統;無需預先安裝什麼特殊軟件。但有個別企業客戶可能要建於VPN 或內聯網之上,那麼除了基本的網頁瀏覽器外,還可能需加裝VPN 客戶端軟件。

必須連到指定的服務器?

對! 為保安理由,每個企業客戶都會在各自獨立的數據庫上運作,所以每用戶都需要緊記個別的[系統登入密碼] 及相關的服務器網址。『智算』系統有不同的版本提供,除企業版本外,還備有託管版。無論客戶選擇那一個版本,我們都做足實施工作,培訓或發送『新戶口』的所需的操作資料給用戶。

 

那我公司是否都需要多購置一台服務器?

雖然系統可以建於現行的服務器上,但當然要符合一些安裝配置才行。如果財政預算可許,我們還是推薦多購置一部獨立的服務器,它既可在企業內聯網內發揮協作功能,更可作會計文件儲存,實在一舉兩得。

如果我公司不方便添加服務器,那怎麼辦?

服務器主要角色是提供系統應用及數據儲存,能放在自己公司就最好不過了;但如果沒有專業技術人員維護,或有其他如地理上或技術上困難,可考慮存放於本公司在數據中心之機柜內,有防火設施,又有不間斷電源;可享有最高速之網絡,及較安全的環境。

我公司不想擁有服務器,可不可以?

可以的! 我們有租用、託管服務可供客戶選擇,客戶無需顧慮技術上的問題,有專業人員維護,務求做到 24 X 7 不間斷式正常操作服務,遇有版本升級或功能新增,都可免費享用,收費便宜;能減輕企業的開支預算,詳細收費可參考 "服務收費一覽表"。



操作問題

國內、香港和國外都有不同國籍員工,可以共用嗎?

『智算』系統採用慣常的人性化介面 User Friendly Interface,可按不同地域職員的習慣選擇中文或英文的介面,亦支援多語系數據輸入,繁體、簡體、英文都可以,很容易上手。『智算』系統更配備了精簡實用的操作使用說明,在網上互動式展示相關操作,生動易明,一學就會。如有需要,也可以委派專業工程司到貴公司進行 [全面實施] 工作。

核對無誤的數據﹐可否直接導入會計系統﹐免再輸入資料?

可以﹐系統內置會計科目及開支類別﹐數據經核對後便可鎖定,然後匯出數據﹐整理後再匯入會計系統,再無需重複輸入;方便快捷。


管理問題

多人參與的工作﹐有點復雜?

『智算』系統操作重心實際分為兩部份﹐包括Control Center (控制中心) 和Cost Center (成本中心)。 然後按需要設定當中不用的角色。然後各做各的工作﹐非常清晰的。
Control Center 指有權批閱費用、調配資金、據各報表監控及分析資金使用情況﹐主要可包括老闆、財總、高級財政秘書和財務經理﹔
Cost Center 視為各層提出申請、初步批閱和實施組別﹐主要包括不同地區的分支﹐按需靈活設定﹐如﹕負責初審核費用的分支總經理、分支財務經理、其他部門經理、負責提供申請的各部門文員。
詳情請參考 "角色分工"文件。

如總經理真不方便上網﹐運作受阻﹐可以怎樣做?

如總經理覺得可以援權於他人的﹐可以盡快通知系統的管理員增加暫替用戶﹔系統將所有用戶登入的資料做了日誌,方便保安查閱。所有曾經受處理過的批核明細,都可經過快速搜尋或其他過濾設置,以清單形式顯示,一目了然。



安全性問題

會計資料是機密的﹐放在網上﹐不太放心。

在網上作業﹐系統首先有嚴格的獨立管理用戶設置、密碼設置和權限設置等﹐權限可細分入微(如是否看到附件﹔可不可列印﹔看到費用申請﹐但不能修改資料等等)。而最終Approve 費用者是很重要的﹐他/她一登錄﹐系統立即自動發一封E-mail 通知本人及財總以作驗証。
客戶更可利用第三方開發的電子文件工具進行加密,取得文件雙重保證。況且管理資料不被外涉﹐主要是看人的操作﹐無論資料是寫在紙上﹐或處於現行不同的會計系統內﹐都要有保密的習慣。 關於保安詳情,可參閱 [產品特色] 之 安全性文章。

資料會不會突然不見了呢?

輸入的資料﹐即時被保存於服務器的後端數據庫內,我們系統是使用當今最為可靠的RDBM標準的數據庫,比平時紙張檔保管妥善得多。客戶還可多設一個備份服務器﹐確保資料的保存。現在連銀行資料也可放在網上,都是同樣地保存在類似的服務器上而已。


版本、升級問題

怎樣才可得到最新的版本升級?

我們公司將不斷為系統進行優化,盡力提供最合用的版本給客人;對於使用我們的託管式服務及週年維護計程劃的客戶來說,『版本升級』是費用全免的。

我應該用 [託管版] 的還是 [企業版] 的 『智算』系統?

雖然企業採用 [軟件租用式] (或稱託管式) 服務整體成本最底,穩定性最高,速度最快,但很多公司仍然對託管式缺乏安全感,如果財政資源允許的話,長遠來說購買企業版,是比較化算的。 因為客戶無需擔心儲存空間的問題及用戶數目的限制等。 請參考網站內的 [功能對照表]。


安裝問題

是否全部免費安裝?

國內和香港﹐我們都提供免費安裝服務 (需連服務器購買)。我們除交付服務器外,我們也會提供實施指引,及管理員操作設置詳情。工程驗收後,我們還提供『三個月免費售後服務』;盡量給客戶提供適合的協助及滿意的服務。 (請參閱 [免費售後服務] 的條款)

安裝時間要多久?

企業版一般由合約簽訂後,7個工作天;但亦要考濾相應的硬件貨期或其程序改動大小而有異。



技術支援問題

流程圖和用戶手冊﹐資料較多﹐無這麼多時間去理解﹐有沒有專人講解試範?

香港和國內﹐我們都有專人上門講解示範﹐客人可安排幾位或以上的同事一起學習。實踐初期如再有不明白的話﹐我們可再提供其他形式的協助,包括電話或電郵的咨詢服務﹐目的使客人能完全懂得操作。

若系統記錄有錯或有其他疑問﹐怎樣做?

可除時以Email形式或用電話,向本公司查詢,如屬企業版或自置服務器的客戶可使用我們的週年維護服務;除有專人監察、查障外,更可得到免費軟件升級服務。詳情請與我們營業部聯繫。



收費問題

我們想根據公司的內部運作﹐修改系統的一些功能﹐你們怎樣收費?

企業版本的軟件可以按用戶的要求進行優化,或與企業內部其他數據資訊做整合;收費是按個別的改動大小及複雜程度來估計的,請與我們的營業員聯繫吧!

我們想將這系統轉成自己的風格又怎樣?

我們可替客戶修改簡單的配置,如有自己公司名稱的介面及Logo,或其他小改動;企業版本是免費的,託管版就要略收費用;請與我們的營業員聯繫吧!

有沒有試用﹐然後再買?

如客戶對我們『智算』系統有興趣,可聯繫我們的營業員;可安排免費示範或試用。