產品特色

  1. 用途廣泛,適合各行各業。
  2.
智能分工,任務化繁為簡。
  3. 操作簡易,人人快速上手。
  4. 任務精靈,工作自動導航。
  5. 網上運作,實踐遙距工作。
  6. 實時反饋,提高工作效率。
  7. 分權管理,不失機密控制。
  8. 電子單據,易分享便查找。
  9. 開支分析,圖表演繹易看。
10. 保安控制,數據可靠安全。


用途廣泛,適合各行各業。


Smart@budget 設置了 [網上審批引擎],將[預算製作] 連結到 [收入及開支賬項] 上, 組成一個高效的理財平台;它擁有多語系數據支持與中、英雙語介面;特別適合中、港、台跨境企業作業。它對於有財政資源限制的網絡形機構, 如學校及醫院等; 都可應付自如。

智能分工,任務化繁為簡。

系統將以往繁瑣的 [費用批核] 程序經簡化後,再細分成不同的任務﹐各用戶被分配到不同的角色,負責操作被編排好的任務;角色包括 [費用申請者]、[初審核者]、[加簽者]、[稽查人員]、[採購詢價者]、[採購核實者]、[最終批准人]、[收支輸入者]、[核對收支者]、[財務總監]等。 為清晰起見﹐及各司其職﹐系統設有『Workspace』工作間的處理方式﹐使各用戶迅速看到自己范圍內正等待處理的任務清單﹐然後逐一完成清單內的工作﹐ 直接、簡單及快速完成。系統更自動將用戶剛完成的工作即時更新到下一個工序的『Workspace』工作間內;讓這系統所授權的其它用戶繼續跟進。

操作簡易,人人快速上手。

系統主要操作介面都是多功能清單頁面(Multi-purpose Listing)﹐這包括多狀態顯示、排序及篩選、記錄導航、打印及所授權的任務;大多以圖標 (Icon)展示﹐清楚易明;部份還有Mouse-roll-over鼠標提示,實踐多項工作時﹐無需經常轉動頁面,簡單輕鬆。另拷貝『Copy』複製功能﹐可將舊有重複出現的預算申請一次性複製過來﹐無需重複輸入。系統除了附有(Help)幫助說明文檔外﹐不同角色的操作都配有相應的Video Demo 作示範,無需培訓,亦可即時上位。

任務精靈,工作自動導航。

Smart@budget 設置了多項操作精靈 (Operation Wizard)﹐使工作自動導航﹐一步接一步﹐無需自己傷腦筋﹐例如﹐批准精靈 (Approval Wizard)﹐在審批預算項目時﹐幫助 [批准者] 選擇地區或分支單位,選定審批的週期,然後按費用的類別、項目的優先性、金額高低等自動篩選﹐既可逐一逐一項目審批,也可一次性審批多項。對於文字輸入速度較慢的用戶﹐更可使用評語模板『Template』,按鼠標點選預設的評語或留言﹐無需作其它補充輸入﹐便可作有效的溝通。

網上運作,實踐遙距工作。

由於系統在網上操作﹐無論在家裡、咖啡室、或境外使用,也暢順無阻。一上網,就一目了然,對於日履萬機的高級管理階層來說,以後就可以實踐遙距工作,從辦公室釋放出來;無論在家裡、高爾夫球會內或出差的酒店房間內,上網就可做得到。網上運作提供實時數據平台,對跨境企業操作提供可靠快捷的任務連繫;系統程序會按不同的工序及處境,自動發出『電郵通知』到相關人員繼續跟進,網上工作效率高,省時、省紙又省電話開支,既經濟又環保。

實時反饋,提高工作效率。

網上操作﹐所有資料實時反映﹐有效提高信息互通﹐系統設置之『狀態追蹤』更是好幫手,一按鍵即可過濾處不同狀態的申請資料﹐查閱單個或某類項目的批核情況, 就一目了然。[批核者]、[稽查人員] 及 [財總] 更可利用評語模板『Template』作為審批留言,實時反饋,讓申請人或會計人員對不同狀態的審批作有效知情的跟進。為進一步加快工作進程,系統更會對 [被延緩 HOLD] 及 [被拒 REJECT] 的申請,向相關人士即時發出『電郵通知』,實時推進。

分權管理,不失機密控制。

Smart@budget 採用角色分權(Role-based)的設計,[管理控制台]能迎合不同公司的管理政策﹐可靈活自設管理細則。如﹕設置用戶所屬之部門、密碼、所屬組別角色等。更可按個別人員的職級,授予不同功能權限,及分配管轄權以管理某區域分支或某部門;讓機密資料衹開放給較為資深的職員;不相關之工作人員絕對看不到沒授權的頁面及記錄。另可設置『加簽小組』, 負責對一些專業技術性的申請進行加簽;設定一個指導性金額上限,在審批流程上加入『超額加簽』程序。又可以加入稽查人員作申請複核,確定申請人提交合理的數據及文件,減低[批准人]的工作量。在3.0版本內,新增了採購角色,這已包含了詢價及核實採購的功能 。

電子單據,易分享便查找。

系統實踐網上輸入﹐所有資料數據電子化﹐查閱實在是得心應手﹐無須假手於人﹐更可隨時使用搜尋功能﹐例如﹕在審批時想若要對比某項費用之歷史記錄,在申請記錄旁按一下鼠標就可以找到。此外﹐使用『電子簽名』﹐批准者更是省時省力﹐既方便又安全。跟進人員更可第一時間打印電子批核證書﹐按批准日期指示安排資金。分支公司亦可利用這個電子平台上載 [收入/開支賬] 之支持文件,按記錄儲存, 總公司同事可實時分享、核對、打印及做賬,會計工作效率大大提高,公司營運數據及財務會計報表可提早交到管理人手上。

開支分析,圖表演繹易看。

系統從實際出發﹐電子化數據﹐延伸各種不同的分析報表﹐報表以圖表演繹﹐直觀易明﹐省時省力就可從報表中提高管理﹐改善錯漏。如﹕[預算開支差異報表] 及 [超支異常報表]﹐就可反映預算工作之准確率,員工之成熟度﹐是否有人濫用資金。[開支分析表] 可將不同區域或不同類型之開支作圖表比較;亦可基於相同區域或相同開支類型作週期或季節式比較。

保安控制,數據可靠安全。

Smart@budget系統﹐設有『系統登入』自動記錄日誌﹐隨時查看那個用戶、什么時間、在哪裡登入。對於較高權限的用戶﹐可設置『登入稽查』;當用戶一登入﹐系統即時自動發E-mail 到用戶的郵箱或相關高級監督人員的郵箱,起提示及保安作用。系統設有『IP網絡限制』,可對用戶操作及登入,限制於某個網絡之內,如內聯網或VPN等;對於經常出差工幹的高級用戶,可予以開放;既安全又有彈性。